Vier professionele tips voor een volleybalvereniging

Bloggers gebruiken clickbait-titels zodat mensen op een link klikken. Ik gebruik het woord professioneel in de titel en die clickbait is gelukt want je bent de blog aan het lezen. 

Het woord professioneel in de titel vraagt echter om een nuance. Ik ben geen professional in de sport, professioneel in de titel betekent in dit geval dat ik vier professionele benaderingen uit het bedrijfsleven heb gebruikt en omzet als tip. 

Projecten

Bedrijven zijn gek op projecten. Het voordeel van een project is dat het een kop en staart heeft. Het begint ergens en het eindigt met een resultaat. Binnen de vereniging is het vaak moeilijk om vrijwilligers te vinden. Penningmeester worden of lid van de technische commissie worden is geen project. Weliswaar zit er ooit een einde aan maar het is een commitment voor langere tijd zonder duidelijk eindresultaat. Dat open einde maakt het vinden van vrijwilligers vaak moeilijker.

Vrijwilligers zijn beter warm te maken voor kortlopende projecten met concrete resultaat als doel. De tip: knip veel taken binnen de vereniging op in kortlopende projecten. De inspanning is te overzien, het commitment is makkelijker te geven.

Een nieuwe trainer vinden, de teamindelingen van dit seizoen, een nieuwe sponsors vinden voor de jeugd, kan allemaal worden gezien als een project. Een olifant eet je in kleine hapjes.

Nadeel is natuurlijk dat je steeds opnieuw mensen zoekt voor een nieuw project. Met een goedgeorganiseerde poule van vrijwilligers beschikbaar voor projecten kan dit worden ondervangen. Wellicht is jullie eerste project het opzetten van een poule van projectvrijwilligers?

Beter drie goed dan zes half

Als de vereniging projecten aan het uitvoeren is, bijvoorbeeld begeleid door het bestuur of door een commissie, dan is het motto beter drie projecten goed dan zes half. Durf als vereniging het aantal projecten of acties te beperken zodat de activiteiten die uitgevoerd worden goed gebeuren. 

Dit idee is één van de basisideeën van de SCRUM-methodologie en heet een sprint. Dit vereist wel strakke discipline van de vereniging om je niet te laten verleiden tot meer op te pakken dan kan en pas iets nieuws op te pakken als het vorige echt afgerond is. 

Schrijf nieuwe ideeën voor een project wel allemaal op in een lange lijst. Kanban-borden en backlogs zijn andere professionele termen die je kunnen helpen dit te organiseren. 

Routinewerk

Elke week de bardienst, elke week de wedstrijdleiding, elke half jaar de competitie-indelingen, elk jaar de ledenvergadering. Er is veel routinematig werk in de vereniging. Via Lean Six Sigma is het bedrijfsleven er in geslaagd routinewerk tot in de perfectie te reguleren. 

Binnen de vereniging is veel winst te halen met het reguleren van routineklussen. Als veel routineklussen ondersteunt worden door een duidelijk proces en duidelijke instructies bijvoorbeeld in de vorm van A4tjes met duidelijke kosten dan hoeft niet iedereen het wiel zelf uit te vinden en hebben vrijwilligers meer tijd voor andere zaken.

Brandjes

Zijn we er dan? Nee. Binnen de vereniging gebeuren ook veel onverwachte zaken, dat ik brand noem. Niet letterlijk brand maar voorbeelden als de trainer van heren 2 die onverwacht stopt, een team met vijf blessures of drie speelsters die net voor de competitie opzeggen, je kent het wel. 

De brand moeten uiteraard worden geblust. Na het blussen doen bedrijven en de brandweer aan brandpreventie: kijken naar de oorzaak en maatregelen nemen die een volgende soortgelijke brand voorkomt. De tip: doe dat als vereniging.

Goed plan, toch? 

We zien een belangrijk aspect over het hoofd. Binnen de vereniging zijn er mensen die het heerlijk vinden om branden te blussen. De voorzitter die via via toch een trainer regelt voor heren 2 of de TC-voorzitter die spelers toch weet om te praten om lid te blijven. Brandweermannen helpen graag in noodsituaties.

Dat heldendom geeft een gevoel van waarde voor de vereniging. "Als ze mij toch niet hadden ..." 

Alleen onbewust weerhoudt het helden en daarmee de vereniging om structurele oplossingen te vinden om brand te voorkomen, immers juist als brandweerman voelen ze zich waardevol voor de vereniging. Daar zul je als vereniging rekening mee moeten houden.

Wil je meer weten of jouw vereniging kan hulp gebruiken? Neem dan contact op, ik kan je helpen met vinden van meer professionele hulp, in dit geval, professionals die je vereniging verder helpen!